Projektmanagement 4/5

Projektsteuerung und -kontrolle

Die Projektsteuerung setzt eine laufende und effektive Projektkontrolle voraus. Voraussetzung der Kontrolle ist neben einer sorgfältigen Planung eine regelmäßige, korrekte und zeitnahe Erfassung der Ist-Daten. In vielen Projekten bereitet die Datenbeschaffung jedoch erhebliche Probleme. Im Regelfall werden Abweichungen gegenüber der Planung auftreten. Handelt es sich um kritische Abweichungen, durch die wichtige Projektziele gefährdet sind, muss die Projektleitung umgehend geeignete Gegenmaßnahmen einleiten. Die Projektkontrolle umfasst im Einzelnen:

• die Ermittlung der Ist-Daten,
• die Gegenüberstellung der entsprechenden Plandaten,
• die Untersuchung der aufgetretenen Abweichungen, mit dem Ziel, deren Ursachen herauszufinden, und ggf.
• die Planung und Einleitung von Gegenmaßnahmen.

Im Rahmen der Projektkontrolle überprüft man (vgl. Projektberichtswesen):

• Leistungen (Aufgabeninhalte, Qualität)
• Termine
• Kosten

Diese drei Größen sollten immer zusammen betrachtet werden. Liegt z.B. eine Kostenüberschreitung vor, kann dies durch unwirtschaftliches Handeln bedingt sein. Genauso gut könnte der Grund aber in einer unplanmäßigen Mehrleistung liegen, oder es wurden teure Überstunden angeordnet, um die Projektdauer zu verkürzen.

Projektberichtswesen informiert detailliert

Ein gut ausgebautes Berichtswesen zeigt Kostenüberschreitungen, Leistungsverzug und andere Fehlentwicklungen früh auf. Es muss jederzeit einen aktuellen Überblick über den Stand der Projektarbeiten geben können. Das Berichtswesen bildet damit eine Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Projektsteuerung. Es ist sinnvoll, neben Fortschrittsberichten eine Projektakte bereitzustellen.
Fortschrittsberichte sollen die Projektausschüsse periodisch in kurzer und prägnanter Art über den Projektstand informieren. Der Fortschrittsbericht umfasst z.B. die im Projektstrukturplan gezeigten Inhalte.