Fortschrittsberichte im Projektstrukturplan
Basis muss der Projektstrukturplan sein. Aus den einzelnen
Berichtspunkten muss man erkennen, ob alles wie geplant
abläuft, welche Abweichungen und welche Probleme
existieren oder sich entwickeln können.
Regelmäßige Fortschrittsberichte schaffen
Vertrauen in die Qualität des Projektmanagements.
Wichtig ist dabei die Festlegung einer angemessenen
Berichtshäufigkeit. Um bei den Kosten einen "Kostenblindflug"
zu vermeiden, sind möglichst kurze Berichtsintervalle
anzustreben, jedoch nicht so kurz, dass die Differenzen
an Bedeutung und Aussagefähigkeit verlieren.
Alle projektrelevanten Unterlagen sollten zentral in
einer Projektakte, die jedem Beteiligten
zugänglich ist, gesammelt werden. Bereitzustellen
sind wichtige Projektdokumente (Projektauftrag, Pflichtenheft,
Projektorganisation, Projektstrukturplan, Terminpläne)
und Protokolle der Projektbesprechungen mit den Beschlüssen.
Zusätzlich zu empfehlen ist eine Projektchronologie,
die im Überblick den zeitlichen Ablauf wichtiger
Entscheidungen, Probleme und Maßnahmen festhält.
Sinnvoll ist zudem eine kompakte Zusammenstellung der
Projekterfahrungen, so dass diese auch in Folgeprojekten
genutzt werden können. Durch das Aufzeigen und
Bewerten bedeutsamer Unterschiede zwischen der Planung
und dem Istverlauf bei Kosten, Leistungen und Terminen
wird ein Lernprozess unterstützt, der hilft, spätere
Projekte effektiver abzuwickeln.
EDV-Unterstützung des Projektmanagements
Die Planung und Steuerung auch kleiner Projekte mittels
EDV-Einsatz sichert Effizienz. Die Projektverantwortlichen
im Unternehmen können aus einem großen Programmangebot
auswählen (mehr als 300 Programme sind verfügbar).
Die Software besitzt meist einen vielfältigen Funktionsumfang,
ist sehr leistungsfähig, benutzerfreundlich und
kostengünstig in der Anschaffung. Solche Systeme
generieren automatisch Projektberichte in unterschiedlichen
Verdichtungsstufen, weisen den Benutzer auf kritische
Vorgänge hin, zeigen Zeitreserven und warnen bei
inkonsis-tenten Eingaben, z.B. wenn die Kapazität
begrenzter Personalressourcen überschritten wird.
Durch Simulationen kann die Projektplanung optimiert
werden. Man erkennt schnell die Auswirkungen von Terminveränderungen.
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