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Projektmanagement 1/5
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Projektplanung und Projektkontrolle sind wesentliche
Bestandteile des Projektmanagements. Projekte können
nur dann zielgerichtet gesteuert werden, wenn man sie
sorgfältig plant. Dazu gehören vor allem die
Festlegung der Projektorganisation, die schriftliche
Fixierung eines Projektauftrags, die Einteilung des
Gesamtprojekts in einzelne Zeitabschnitte, die Bestimmung
der Projektaufgaben und deren zeitliche Terminisierung
sowie die Planung der nötigen Ressourcen und der
voraussichtlichen Kosten. Die erbrachten Leistungen,
die angefallenen Kosten und der Zeitverbrauch sind ständig
zu kontrollieren. Bei Abweichungen gegenüber dem
Plan muss gegengesteuert werden. Auf Grund der hohen
Komplexität vieler Projekte werden im Projektmanagement
EDV-Tools eingesetzt.
Strukturierung der Projektplanung
Die Planung ist kein einmaliger Prozeß am Anfang
eines Vorhabens, sondern muß projektbegleitend
durchgeführt werden:
- Anfangs ist ein grober Plan für das gesamte
Projekt notwendig.
- In der Folge werden zusätzlich detaillierte
Pläne für die einzelnen Phasen erstellt.
Die wichtigsten Planungsschritte sind im Projektauftrag
mit Zielen aufgeführt. Da die Planung
sukzessive verfeinert wird, durchläuft man den
Planungszyklus oder Teile davon mehrmals.
Projektauftrag mit Zielen
Projektaufgaben werden nicht selten im sogenannten
"Kümmerer-Stil" übertragen. Die
Formulierung "...kümmern Sie sich doch einmal..."
ersetzt dabei einen schriftlich genau fixierten Projektauftrag.
Meist investiert der "Kümmerer" in der
Folge viel Zeit und Geld in eine Lösung, um vom
Auftraggeber bei der Präsentation zu hören:
"Das haben wir uns aber ganz anders vorgestellt".
Eine besondere Gefahr ist das Management by "Machen-Sie-mal!"
auch deswegen, weil dem Projektleiter gerne viele Aufgaben
und Pflichten übertragen werden, aber kaum Kompetenzen,
Mitarbeiter und finanzielle Mittel.
Trinkl Projektmanagement formuliert schon frühzeitig
einen detaillierten Plan über die zu erwarteten
Leistungen, den Projektauftrag.
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